רשימת משימות לחודש ארגון

חודש ארגון

שבוע ראשון:

·         להוציא אישורים לצעדה ולמפקד האש – משטרה, כיבוי אש, מד"א, עירייה.

  • לעשות סדר בכל הציוד שקיים בסניף, לרכז ולבצע ספירת מלאי – ורק אז לרשום את ההזמנה.
  • להזמין ציוד אור-קולי מבית הספר/ מתנ"ס / מרפ"ד / מועצה – מקרן שקופיות, ברקו, בידורית, מיקרופון, גנרטור, תאורה וכו'
  • לוודא שיש ציוד עבודה בסיסי – מברשות/ שפכטל/ פליירים/ פטישים וכו'
  • לבקש שחרור לתלמידים מבית הספר ליום שישי האחרון
  • לשלוח מכתב לשכני הסניף ולהתנצל / להסביר מה עומד לקרות בחודש הקרוב – חשוב מאד!
  • דגלים ומקלות לת"סים
  • ישיבת מדריכים לתכנון חודש ארגון
  • להכין צ'ופרים לכל החודש, גם למוצ"ש ארגון

 

שבוע שני:

  • להכין סקיצה של הזמנות לשבת ארגון
  • להזמין ציוד עבור התפאורה וההצגות – בדים, צבעים וכו'
  • להזמין חולצות תנועה – דרך המחוז
  • לחפש שליח
  • להדפיס הזמנות לשבת ארגון
  • להכין רשימת אח"מים ומוזמנים לשבת ארגון
  • בסופשבוע: לאסוף כסף מהחניכים – מיסים / חולצות תנועה / חולצות לשבט החדש ועוד..
  • לדאוג לסעודת חב"ב ולסעודת מדריכים
  • להוציא אישורים לפעילות חבריא ב' במוצ"ש ארגון, הזמנת אוטובוסים ותיאום מלווי נשק וכו'

 

שבוע שלישי:

  • לוודא אישורים סופיים לקיום אירועי השבת
  • להכין עלון סניף לקראת שבת ארגון – למנות אחראים על העלון
  • לשלוח הזמנות לאחמ"ים בהנהלה / בעיריה / בסניף / במחוז...
  • לשלוח הזמנה סופית של ציוד הגברה, לתאם סופית אולם
  • להכין הזמנה של אוכל לסעודות שבת ארגון
  • למשוך חולצות תנועה מהמחוז (על פי הזמנה מראש)
  • תיאום דוברים ואחמ"ים במפקד סיום ובהופעות. לא הרבה מדי נואמים..
  • כתובות אש
  • בסופשבוע: לאסוף כסף מהחניכים – מיסים / חולצות תנועה / חולצות לשבט החדש ועוד..

 

שבוע רביעי:

  • לדאוג שיהיה בסניף חומרי ניקוי – מטאטא, מגב, דלי, סמרטוטים וכו'
  • לסגור סופית את השליח – שהוא מגיע יש לו איפה להיות, והוא יודע מה הוא מעביר ומתי וכו'. לדאוג לו לדבר ההנהלה הארצית. לוודא שיש לו חולצת תנועה (פירוט לגבי השליח בקובץ אחר).
  • לוודא אישורים סופיים – שחרור מבית ספר ביום שישי, משטרה, כיבוי אש, מד"א, עירייה,
  • הזמנה סופית של אוכל לשבת ארגון
  • העברת כספים מהסניף למחוז
  • שליחת סקיצות לחולצת השבט החדש וביצוע הזמנה סופית
  • העמדת כתובות האש כבר ביום שישי ולדאוג כל הציוד הנדרש. (סולר, גפרורים, מטפים לכיבוי, לפידים להדלקה)
  • וידוא פעילות לחבריא ב' במוצ"ש- אוטובוסים, מלווים, אישורים וכו'
  • לסיים תפאורה

 להקפיד על ניקיון וסדר בסוף כל יום עבודה!

 


מספר דגשים חשובים על פי נושאים: 


עוזר

כדאי לדאוג שיהיה לך עוזר בסניף שיעמדו לרשותך ככל שניתן ויעזרו לך לעבור את החודש הזה. רצוי בוגרים עם רישיון נהיגה ורכב.. (לא לשכוח לצ'פר אותם בסוף החודש)

קחאחד מחב"ב שילווה את הסניף במהלך החודש ויתעד כל מה שקורה, תערכו סרט קצר ותראו להורים במוצ"ש ארגון מה עבר על ילדיהם בחודש האחרון. גם תזכורת עבור כולם, וגם להמחיש להורים ולכל הקהילה קצת ממה שעבר עלינו...

אישורים

  • לוודא בתחנת המשטרה האזורית מה באמת נדרש לטובת האירוע. לא תמיד צריך גם ניידת של מד"א ומכבי אש
  • אפשר להשיג חובשים ומטפים – לא צריך לשלם עבור דברים כאלה

 
חדר ציוד

  • למנות אחראי על חדר הציוד/ מקום של הציוד/ארון
  • זה הזמן לסדר את החדר ולהחליט על אופן חלוקת הציוד בסניף
  • הציוד של הסניף הוא המשאב העיקרי שלנו לאורך החודש – לא לבזבז אותו (מלחמות גואש, לתת לחניכים בקבוקי צבע במקום צלחות כדי לצבוע קירות

 
כסף

  • לאסוף כסף בצורה מסודרת. כל דבר בנפרד (מיסים, חולצות, טיול, סעודות וכו') כל תשלום מגיע למקום אחר – אל תערבבו בין הכספים! וכמה שיותר טבלאות, סדר מונע בזבוזים ואיבודי כספים, ומדובר פה בכספי ציבור
  • אם יש לכם מקורות מימון או תרומות או כסף מובטח לכם מהמתנ"ס – תעסקו בזה מוקדם, אל תחכו ליום לפני הלילה לבן פתאום להיזכר
  • אל תתחייבו על כסף שאין לכם! תשיגו כסף ואז תזמינו מה שצריך

 
מיסים

  • זה הזמן לגבות מיסים בסניף – לשים לב שהסכום לא גבוה מידי. בין 15 ל45 זה יחסית נורמלי
  • להכין מכתב מסודר ויפה - להודיע מראש האם זה תשלום שנתי או תשלום עבור חודש ארגון. אם זה תשלום שנתי, אפשר בתשלומים
  • ניתן לעשות הנחה לאחים – בתנאי שכולם משלמים
  • שווה שיהיה גם צ'ופר מסוגנן של הסניף שמקבל מי שמשלם מיסים, כדי שירצו וגם כדי למתג את הסניף (צמידים, חולצות)
  • ניתן לתת הנחות למי שנזקק לכך– יהיו כאלה שצריכים, לתת מענה למי שצריך, לא שווה להביך חניך או להקשות על משפחה בשביל עשר שקל
  • חשוב – לא לעשות אפליות. אם נוקטים במעשה כלפי מי שלא שילם, יש לפעול כך לגבי כולם

 

 

לוח מודעות

  • חשוב שיהיה גדול ומאיר עיניים כל החודש, במיוחד לוח השיפוט, על מנת להמריץ את החניכים.
  • אפשר לעשות פינות שבטיות עם מקום להודעה על שעות הפעילות, מקום הפעילות וסתם הודעות מהמדריכים.
  • להוסיף שם תמונות מכל החודש.

 

 

חזרות ופעולות אמצע שבוע

לא תמיד יש מקום לכל השבטים לפעול, לכן כדאי לארגן עוד לפני הלחץ מקומות שונים שבהם ניתן יהיה לעבוד- מתנ"ס קרוב, בי"ס. לקחת בחשבון שיכול לרדת גשם, אז לא להסתמך על מקומות פתוחים, לבדוק מקור חשמל או לדאוג לסוללות
חשוב – שיהיו פעולות באמצ"ש שקשורות לנושא

 
פרסום

  • לפרסם בעיר ובעלונים, בבתי הכנסת וכו', לצלם ולהעלות לאתר של התנועה
  • חלק מהעניין של מכתבים להורים זה בפרסום הכללי של הסניף – תראו, אנחנו עושים דברים וכו'
  • לתלות שלטים צבועים שיראו, שמסבירים על הסניף, על החודש ארגון, ושמזמינים ילדים מהשכונה לבוא ולהצטרף, אולי הם אפילו יהפכו להיות חניכים בסניף

 
עלון סניף

  • כדאי מאד – אפילו עמוד אחד. ולא לשכוח לחלק אותו...
  • זו הזדמנות מצוינת להכניס קצת כסף – חסויות, הקדשות לעילוי נשמת וכו'
  • מה התוכן של העלון?? אל תמני אחראים ותחשבי שזה מספיק.. שבי איתם בהתחלה, תעשו תאום ציפיות מה כדאי שיהיה בעלון, מדי פעם תעקבי לראות איך הולך ולקרוא את התכנים. אל תחכי לסיום הכתיבה כדי לקרוא, אח"כ זה יהיה לא נעים להגיד להם על הרבה דברים שהם לא ראויים או שלא כדאי להכניסם. אם את שותפה לכל תהליך הכתיבה (גם מרחוק) וקוראת את הדברים מדי פעם- הדברים יכולים להראות אחרת.

 
הזמנות

  • לבדוק במחברת חפיפה, עם הקומונרית הקודמת ועם מדריכים ובוגרים- את מי צריך להזמין לאירוע במוצש"ק. לא לשכוח אף אחד מהמכובדים, יכול להיות לא נעים...
  • לא לשכוח לחלק את ההזמנות מספיק זמן מראש – גם לאחמ"ים וגם להורים ולבוגרים
  • לשלוח גם מכתבי תודה למי שהגיע...
  • להכין רשימת מוזמנים מסודרת בשבילך- שם המוזמן, תפקידו, נשלחה הזמנה, מוזמן לדבר, הערות.

 

תפאורה

  • צריך לבדוק קודם איפה עושים את ההופעות ואז לתכנן את הגודל ואת הדוגמא של התפאורה.
  • עדיף לקחת צוות שיהיה אחראי (כמה שיודעים לצייר וכמה שיודעים לצבוע..), ולצייר על בד ולא על ניירות (!) כיוון שזה נקרע. כדאי לעבוד בימים או במקום שאין פעילות מיד אח"כ, כדי שיתייבש לגמרי.

                                            

השליח

  • לבדוק טוב שאתם אכן מכירים את השליח- שלא ידבר גבוה מדי או נמוך מדי, שהוא אכן יודע מה הוא צריך להעביר ומהי רוח התנועה.
  • צריך לדאוג לו למקום לישון ולאכול. לא לשכוח לתאם סופית.
  • אל תשכחו לבקש קודם כל מה שאתם רוצים - דברי תורה, פעולות לקטנים ולגדולים, מוצש"ק (שלא ייצא מוקדם לפני המפקד).
  • פירוט לגבי השליח- בקובץ נוסף.

 

יום חמישי בלילה

להתכונן ללילה של פעילות:

  • מספיק ציוד לכל השבטים
  • אוכל וצ'ופרים למדריכים
  • משמעת- שאף אחד לא צועק, שלא שומעים שירים בקולי קולות בלילה, שלא דופקים מסמרים ב3 לפנות בוקר.

 

השבת

  • לוודא שהסעודות מאורגנות. לוודא שיש מי שאומר דברי תורה. האם הפלטות עובדות?
  • לדאוג שהתפילה מאורגנת – שעה, חזן, קורא בתורה, ספר תורה וכו'.
  • לדאוג שהקידוש מאורגן – יין, מיני מזונות, חד פעמי, שתיה, כוסות, שקיות זבל. אפשר לתת לכל שבט להביא משהו, או לקנות במרוכז. אפשר לחלק לכל שבט לפי הערכת כמות.
  • להכין לעצמך ולמדריכים לו"ז מדויק של השבת ושל מוצש"ק. שכולם ידעו בדיוק מה קורה כל הזמן, ותחסכי פניות ושאלות מיותרות שיגיעו אליך.
  • תערוכות- להקפיד שהכל יהיה נקי ומסודר כשההורים יגיעו. כדאי ורצוי להשאיר ליד כל פינה 2 חניכים שיסבירו להורים מה הם רואים לפניהם.

 

סעודות שבת

  • לדאוג מראש שהמקום נקי ומסודר
  • לוודא שיש מפתח והוא זמין
  • לוודא שהאור דולק
  • לוודא שכל הציוד עובד (פלטות חשמליות, מקרר, מיחם וכו')
  • לוודא שיש במקום פחי אשפה ושקיות לזבל
  • לדאוג ל: שולחנות, כסאות, מטאטא, שירונים/ ברכונים, נטלה ומגבת, יין, מלח, סכין לחלות, מפות לבנות, מפות חד"פ, כלים חד"פ, כלי הגשה.
  • לגבות כסף לפני שבת (!) מכל הסועדים עבור הארוחה (גם בשביל השליחים והקומונרית)

 

צעדה

  • לבחור את מסלול הצעדה בקפידה
  • לדאוג לבלונים/ דגלים / לפידים
  • האישורים - אצלך בכיס (מהמשטרה, עירייה, מכבי אש, פיקוח עירוני, מד"א...)
  • לבחור מקום כינוס גדול ובטוח בתחילת הצעדה
  • רכב עם כריזה / מגפונים ושלט גדול

 
מפקד

  • לתכנן את כל המפקד מראש – להקציב זמן לכל דבר, לתכנן את סדר הדברים והדוברים
  • להכין את השטח מראש – מקום לכל שבט, מקום לקהל ולהורים
  • לוודא ששומעים את ההגברה
  • דגלנות – להביא דגלים מהבית
  • לוודא שדבר הקומונרית נמצא בכיס חולצת התנועה שלך, ודבר השליח נמצא אצלו. (לדאוג ל-3 עותקים בכמה מקומות, אם ילך ח"ו לאיבוד)

 
כתובות אש

  • כדאי לדאוג שכל הציוד לכתובות האש יהיה בסניף:
  • יוטה – כל שק = 1.5 אותיות
  • חוטי ברזל דקים (בשביל ללפף) ועבים (לבסיס האותיות)
  • לבחור מקום מתאים – גדול ומרוחק מאנשים, שיש בו מספיק אור
  • להציב אותם לפני השבת אם אפשרי.

 

אולם / מגרש לאירוע

  • להשתדל להשיג בלי תשלום. אם זה עולה כסף ניתן לגבות מהחניכים ומהקהל דמי כניסה
  • לסגור הכל בכתב מול הגורם שנותן את האולם: מה יש ומה אין, כמה זמן מראש אפשר לקבל את האולם, לקבל מפתח ביד, אין פעילויות אחרות בזמן שהאולם אצלנו וכו'
  • חזרות- לבדוק אפשרות לחזרות באולם ביום חמישי או שישי (אם לא, לדאוג שכל המדריכים מכירים אותו היטב)
  • הגברה- לבדוק אם זה עולה עוד כסף או כרוך בתשלום. לזכור שהגברה צריך גם לחוץ (לוודא שזו לא אותה הגברה, ואם כן- שמעבירים אותה מהר וטוב), לדאוג שיהיו מספיק רמקולים, קומפקט דיסק, ולדאוג לבוגר שיהיה אחראי על הטייפ והמערכת (חוץ מהאיש של האולם).
  • תאורה- לבדוק אם כלול במחיר, אם אפשר להשתמש באולטרה-סגול (לא תמיד זה אפשרי), שמעמידים בצורה טובה
  • במה- לבדוק אם צריך לתחם אותה (גדולה מדי), אם אפשר לעלות עליה עם גלגליות, אופניים (אם יש צורך)... לבדוק איך תולים את התפאורה
  • חדר הלבשה- או כל מקום אחר שיוכלו לעשות חזרות אחרונות לפני העלייה לבמה
  • חניה- צריך הרבה חניה, ואם אפשר לדאוג לסדרנים
  • ניקיון של האולם – מי צריך לנקות? לתאם מולם. במידה וצריך, לנקות כמו שצריך ולדאוג מראש לציוד ניקיון
  • לוודא שמישהו בכניסה מכיר את האחמ"ים שצריכים להגיע – שלא יהיו פדיחות...
  • להכין מקום ישיבה מסומן ומכובד לאחמ"ים

 

ציוד להעביר לאולם

  • תפאורה
  • חוטים או נעצים
  • סלוטייפ/איזו לירבנד
  • טושים וגואש
  • סיכות בטחון (אם הבד יקרע)
  • ציוד להופעות- לדאוג שהכול יהיה מוכן לפני והכל עובד.
  • דיסק של שירי אריאל או שירים אחרים שמתאימים- לזמן שלפני ההופעות, ובין לבין
  • דגלי אריאל והמדינה- לתלות
  • תעודות הערכה שרוצים לתת למדריכים
  • חשוב – שכל אחד ידע איפה הציוד שלו, שלא יטרידו אתכם

 

הנחיה

  • לדאוג למנחים רציניים שלא יעשו שטויות על הבמה
  • כל ההנחיה צריכה להיות כתובה מראש למנחים. לעבור איתם בדיוק מה הם הולכים להגיד
  • הערב הזה הוא שיקוף של פני הסניף – תעשו אותו רציני ומכובד
  • קטעי קישור- תוודא בדיוק מה הולך להיות, שאף אחד לא יעשה לך הפתעות. חבר'ה בשבט ה"בוגר" לאו דווקא עונים על ההגדרה הזאת

 

הגברה

  • רצוי לחשוב טוב כמה כסף יש לכם לטובת ההגברה ולהתייעץ ולברר כמה ציוד כדאי להזמין
  • אפשר לדאוג לאיש טכני שיגיע מחברת ההגברה שיסייע לכם – זה עולה קצת כסף אבל כדאי אם מדובר במערכת גדולה/יקרה
  • הרבה פעמים עיריות יסכימו לתת הגברה (או אולם) בחינם בתור תקציב לחודש ארגון במקום לתת כסף. לא תבקשו לא תדעו ובטוח לא תקבלו

 

חולצות

·          לתת תאריך להעברת גלופות/מספרים/מידות מראש. לא בחמישי בלילה הלבן

·          אם ניתן למנות מדריך אחראי חולצות, עדיף. שיאסוף את הפרטים ויבצע את ההזמנה וידאג לאיסוף – כמובן בפיקוח הקומונר

·          חשוב מאוד לבדוק את השכורה במקום, לא משנה איפה קונים – זה עולה המון כסף ושווה להשקיע את החצי שעה לבדוק שזה בדיוק מה שהזמנתם

אחרי השבת

  • להחזיר כספים
  • מכתבי תודה- לכל מי שעזר ולכל מי שמרגיש חשוב, וכמובן כל מי שעזר לכם מחב"ב והבוגרים
  • לפרגן למדריכים – מגיע להם!! שווה אולי גם צ'ופר אם ניתן להשיג
  • להחזיר את המקום בדיוק כמו שקיבלנו אותו, ואפילו נקי יותר.. מנקים במוצש"ק, לא משאירים דברים למחר. את כל ההחזרות של הציוד- מסיימים גג ביום ראשון בבוקר, לפני שאת חוזרת הביתה. ככה תיסעי בראש שקט שסיימת את החודש וסגרת אותו כמו שצריך, וגם החזרת את האמון באריאל וגרמת לכך שלא תהיה השחתת ציוד
  • סע הביתה לנוח. שבת אחרי שבת ארגון- להישאר בסניף. שלא תהיה ירידת מתח גדולה בסניף, וירגישו שהחודש נגמר ואיתו גם הפעילות בסניף. שבת אח"כ- הביתה בשמחה רבה...

 

 

אתר נגיש
עבור לתוכן העמוד