רשימת משימות לחודש ארגון

משימות לחודש ארגון בזמן קורונה

לפני חודש ארגון:

  • לעשות סדר בכל הציוד שקיים בסניף, לרכז ולבצע ספירת מלאי – ורק אז לרשום את ההזמנה ..
  • להזמין חולצות תנועה למדריך שאין 27 ₪ לחולצה
  • לדאוג למצלמה אכותית לסרטונים של השבטים ותמונות למצגת
  • למלא טבלת ניהול תקציב

שבוע ראשון:

  • להוציא אישורים ולמפקד האש – משטרה, כיבוי אש, מד"א, עירייה.
  • להזמין ציוד אור-קולי מבית הספר/ מתנ"ס / מרפ"ד / מועצה – מקרן שקופיות, ברקו, בידורית, מיקרופון, גנרטור, תאורה וכו' 
  • לבקש שחרור לתלמידים מבית הספר ליום שישי האחרון 
  • לשלוח מכתב לשכני הסניף ולהתנצל / להסביר מה עומד לקרות בחודש הקרוב – חשוב מאד!
  • דגלים ומקלות לת"סים
  • ישיבת מדריכים לתכנון חודש ארגון
  • להכין צ'ופרים לכל החודש, גם למוצ"ש ארגון
  • לשלוח מכתב להורים על מיסי חודש ארגון.

 

שבוע שני:

  • להכין סקיצה של הזמנות לשבת ארגון
  • להזמין ציוד עבור התפאורה וההצגות – בדים, צבעים וכו'
  • לחפש שליח – מחכים להנחיות אם זה אפשרי
  • להדפיס הזמנות לשבת ארגון
  • להכין רשימת אח"מים ומוזמנים לשבת ארגון לפי שבטים
  • בסופשבוע: לאסוף כסף מהחניכים – מיסים / חולצות תנועה / חולצות לשבט החדש ועוד..
  • להוציא אישורים לפעילות שבט חדש במוצ"ש ארגון, הזמנת אוטובוסים ותיאום מלווי נשק וכו'

 

שבוע שלישי:

  • לוודא אישורים סופיים לקיום אירועי השבת
  • להכין עלון סניף לקראת שבת ארגון – למנות אחראים על העלון
  • לשלוח הזמנות לאחמ"ים בהנהלה / בעיריה / בסניף/ ועד הורים..
  • לשלוח הזמנה סופית של ציוד הגברה ותאורה
  • תיאום דוברים ואחמ"ים במפקדים/ בהופעות. נואם אחד לכל שכבה..
  • כתובות אש
  • בסופשבוע: לאסוף כסף מהחניכים – מיסים / חולצות תנועה / חולצות לשבט החדש ועוד..

 

שבוע רביעי:

  • לדאוג שיהיה בסניף חומרי ניקוי – מטאטא, מגב, דלי, סמרטוטים וכו'
  • לסגור סופית את השליח – שהוא מגיע יש לו איפה להיות, והוא יודע מה הוא מעביר ומתי וכו'. לדאוג לו לדבר ההנהלה הארצית. לוודא שיש לו חולצת תנועה (פירוט לגבי השליח בקובץ אחר).
  • לוודא אישורים סופיים – שחרור מבית ספר ביום שישי, משטרה, כיבוי אש, מד"א, עירייה,
  • שליחת סקיצות לחולצת השבט החדש וביצוע הזמנה סופית
  • העמדת כתובות האש כבר ביום שישי ולדאוג כל הציוד הנדרש. (סולר, גפרורים, מטפים לכיבוי, לפידים להדלקה)
  • וידוא פעילות שבט חדש במוצ"ש- אוטובוסים, מלווים, אישורים וכו'
  • לסיים תפאורה

 להקפיד על ניקיון וסדר בסוף כל יום עבודה!

 


מספר דגשים חשובים על פי נושאים: 


עוזר

כדאי לדאוג שיהיה לך עוזר בסניף שיעמדו לרשותך ככל שניתן ויעזרו לך לעבור את החודש הזה. רצוי בוגרים עם רישיון נהיגה ורכב.. (לא לשכוח לצ'פר אותם בסוף החודש)

קח אחד מחב"ב שילווה את הסניף במהלך החודש ויתעד כל מה שקורה, תערכו סרט קצר ותראו להורים במוצ"ש ארגון מה עבר על ילדיהם בחודש האחרון. גם תזכורת עבור כולם, וגם להמחיש להורים ולכל הקהילה קצת ממה שעבר עלינו...

אישורים

  • לוודא בתחנת המשטרה האזורית מה באמת נדרש לטובת האירוע. לא תמיד צריך גם ניידת של מד"א ומכבי אש
  • אפשר להשיג חובשים ומטפים – לא צריך לשלם עבור דברים כאלה

 
חדר ציוד

  • למנות אחראי על חדר הציוד/ מקום של הציוד/ארון
  • זה הזמן לסדר את החדר ולהחליט על אופן חלוקת הציוד בסניף
  • הציוד של הסניף הוא המשאב העיקרי שלנו לאורך החודש – לא לבזבז אותו (מלחמות גואש, לתת לחניכים בקבוקי צבע במקום צלחות כדי לצבוע קירות)

 

כסף

  • לאסוף כסף בצורה מסודרת. כל דבר בנפרד (מיסים, חולצות, טיול, סעודות וכו') כל תשלום מגיע למקום אחר – אל תערבבו בין הכספים! וכמה שיותר טבלאות, סדר מונע בזבוזים ואיבודי כספים, ומדובר פה בכספי ציבור
  • למלא טבלת ניהול תקציב בלעדיה אי אפשר לעשות הזמנה של דברים לחודש ארגון.
  • אם יש לכם מקורות מימון או תרומות או כסף מובטח לכם מהמתנ"ס – תעסקו בזה מוקדם, אל תחכו ליום לפני הלילה לבן פתאום להיזכר
  • אל תתחייבו על כסף שאין לכם! תשיגו כסף ואז תזמינו מה שצריך

 

 
מיסים

  • זה הזמן לגבות מיסים בסניף – לשים לב שהסכום לא גבוה מידי. בין 15 ל50 כולל חולצה או 30 בלי. אין לגבות יותר מזה!!! חשוב שזה יהיה תואם את הטבלת תקציב ועוד קצת ספר לאחרי חודש ארגון.
  • להכין מכתב מסודר ויפה - להודיע מראש האם זה תשלום שנתי או תשלום עבור חודש ארגון.
  • ניתן לעשות הנחה לאחים – בתנאי שכולם משלמים
  • שווה שיהיה גם צ'ופר מסוגנן של הסניף שמקבל מי שמשלם מיסים, כדי שירצו וגם כדי למתג את הסניף (צמידים, חולצות)
  • ניתן לתת הנחות למי שנזקק לכך– יהיו כאלה שצריכים, לתת מענה למי שצריך, לא שווה להביך חניך או להקשות על משפחה בשביל עשר שקל
  • חשוב – לא לעשות אפליות. אם נוקטים במעשה כלפי מי שלא שילם, יש לפעול כך לגבי כולם.

 

 

לוח מודעות

  • חשוב שיהיה גדול ומאיר עיניים כל החודש, במיוחד לוח השיפוט, על מנת להמריץ את החניכים.
  • אפשר לעשות פינות שבטיות עם מקום להודעה על שעות הפעילות, מקום הפעילות וסתם הודעות מהמדריכים.
  • להוסיף שם תמונות מכל החודש.

 

גיוס חניכים

·         להתקשר למורה של התלמידים ולבקש להיכנס לכיתה(בכיתות נמוכות שחזרו ללימודים) או להיכנס לזום ולעשות הצגה/ סרטון שימשכו את החניכים להגיע.

·         אם מגיעים לבית ספר לבוא עם פתק עם מספר פלאפון של המדריך וצופר קטן סגור(טופי וכו')

·         לתלות שלטים בשכונה

 

חזרות ופעולות אמצע שבוע

לא ניתן לבצע חזרות של שבטים יחד באותו מקום, לכן כדאי לארגן עוד לפני הלחץ מקומות שונים שבהם ניתן יהיה לעבוד- פארקים שונים קרובים, חניות חצרות בי"ס. לקחת בחשבון שיכול לרדת גשם, אז לא להסתמך על מקומות פתוחים לגמרי ולא סגורים לגמרי בגלל הקורונה (כמו חניונים של בניין), לבדוק מקור חשמל או לדאוג לסוללות
חשוב – שיהיו פעולות באמצ"ש שקשורות לנושא

 
פרסום

  • לפרסם בעיר ובעלונים, בבתי הכנסת וכו', לצלם ולהעלות לאתר של התנועה 
  • חלק מהעניין של מכתבים להורים זה בפרסום הכללי של הסניף – תראו, אנחנו עושים דברים וכו'
  • לתלות שלטים צבועים שיראו, שמסבירים על הסניף, על החודש ארגון, ושמזמינים ילדים מהשכונה לבוא ולהצטרף, אולי הם אפילו יהפכו להיות חניכים בסניף

 
עלון סניף

  • כדאי מאד – אפילו עמוד אחד. ולא לשכוח לחלק אותו...
  • זו הזדמנות מצוינת להכניס קצת כסף – חסויות, הקדשות לעילוי נשמת וכו'
  • מה התוכן של העלון?? אל תמנו אחראים ותחשבו שזה מספיק.. שבו איתם בהתחלה, תעשו תאום ציפיות מה כדאי שיהיה בעלון, מדי פעם תעקבו לראות איך הולך ולקרוא את התכנים. אל תחכו לסיום הכתיבה כדי לקרוא, אח"כ זה יהיה לא נעים להגיד להם על הרבה דברים שהם לא ראויים או שלא כדאי להכניסם. אם אתם שותפים לכל תהליך הכתיבה (גם מרחוק) וקוראים את הדברים מדי פעם- הדברים יכולים להראות אחרת.

 
הזמנות

  • לבדוק במחברת חפיפה, עם הקומונרים הקודמים ועם מדריכים ובוגרים- את מי צריך להזמין לאירוע במוצש"ק. לא לשכוח אף אחד מהמכובדים, יכול להיות לא נעים...
  • לא לשכוח לחלק את ההזמנות מספיק זמן מראש – גם לאחמ"ים וגם להורים ולבוגרים
  • לשלוח גם מכתבי תודה למי שהגיע...
  • להכין רשימת מוזמנים מסודרת בשבילך- שם המוזמן, תפקידו, נשלחה הזמנה, מוזמן לדבר, הערות.

 

תפאורה

  • צריך לבדוק קודם איפה עושים את ההופעות ואז לתכנן את הגודל ואת הדוגמא של התפאורה.
  • עדיף לקחת צוות שיהיה אחראי (כמה שיודעים לצייר וכמה שיודעים לצבוע..), ולצייר על בד ולא על ניירות (!) כיוון שזה נקרע. כדאי לעבוד בימים או במקום שאין פעילות מיד אח"כ, כדי שיתייבש לגמרי.

                                            

השליח- תלוי אם יהיה מותר על פי נהלי הקורונה

  • לבדוק טוב שאתם אכן מכירים את השליח- שלא ידבר גבוה מדי או נמוך מדי, שהוא אכן יודע מה הוא צריך להעביר ומהי רוח התנועה.
  • צריך לדאוג לו למקום לישון ולאכול. לא לשכוח לתאם סופית.
  • אל תשכחו לבקש קודם כל מה שאתם רוצים - דברי תורה, פעולות לשבטים (לא כמו שנה רגילה הוא צריך לעבור שבט שבט), מוצש"ק (שלא ייצא מוקדם לפני המפקדים).
  • פירוט לגבי השליח- בקובץ נוסף.

 

יום חמישי בלילה

להתכונן ללילה של פעילות:

  • מספיק ציוד לכל השבטים
  • אוכל וצ'ופרים למדריכים
  • משמעת- שאף אחד לא צועק, שלא שומעים שירים בקולי קולות בלילה, שלא דופקים מסמרים ב3 לפנות בוקר.
  • צוות הדרכה ואתם הולכים לישון מוקדם!!!!

 

השבת

  • להכין לעצמך ולמדריכים לו"ז מדויק של השבת ושל מוצש"ק. שכולם ידעו בדיוק מה קורה כל הזמן, ותחסכי פניות ושאלות מיותרות שיגיעו אליך.
  • תערוכות- להקפיד שהכל יהיה נקי ומסודר כשההורים יגיעו. כדאי ורצוי להשאיר ליד כל פינה 2 חניכים שיסבירו להורים מה הם רואים לפניהם.
  • סדרנים שלא יהיה צפיפות של הורים בתערוכה- כדי לשמור על נהלים

  

תהלוכה

  • לבחור את מסלול הנסיעה בקפידה
  • לדאוג לבלונים/ דגלים / בידוריות.
  • האישורים - אצלך בכיס (מהמשטרה, עירייה, מכבי אש, פיקוח עירוני, מד"א...)
  • לבחור מקום כינוס גדול ובטוח לתחילת התהלוכה
  • רכב עם כריזה / מגפונים ושלטים גדולים

 
מפקד

  • כל שבט עושה מפקד לבד בזמנים שונים.
  • לתכנן את כל המפקד מראש – להקציב זמן לכל דבר, לתכנן את סדר הדברים והדוברים
  • לוודא שכל חניך מוכן עם התוצר שלו ( משהו שבנה/ סרטון)
  • להכין את השטח מראש – מקום לכל שבט, מקום להורה אחד לכל ילד.
  • לוודא ששומעים את ההגברה
  • להכין ברקו- לבדוק שכל הקבלים עובדים
  • דגלנות – להביא דגלים מהבית
  • לוודא שדבר הקומונר נמצא בכיס חולצת התנועה שלך, ודבר השליח נמצא אצלו. (לדאוג ל-3 עותקים בכמה מקומות, אם ילך ח"ו לאיבוד)
  • לא לשכוח סרטון ריקוד תחום, סרטון מזכ"ל לחוד"א.

 
כתובות אש

  • כדאי לדאוג שכל הציוד לכתובות האש יהיה בסניף:
  • יוטה – כל שק = 1.5 אותיות
  • חוטי ברזל דקים (בשביל ללפף) ועבים (לבסיס האותיות)
  • לבחור מקום מתאים – גדול ומרוחק מאנשים, שיש בו מספיק אור
  • להציב אותם לפני השבת אם אפשרי.

 

מגרש לאירוע

  • להשתדל להשיג בלי תשלום. אם זה עולה כסף לתאם עם הרכז הסניפי.
  • לסגור הכל בכתב מול הגורם שנותן את המגרש: מה יש ומה אין, כמה זמן מראש אפשר לקבל את המגרש, לקבל מפתח ביד, אין פעילויות אחרות בזמן שהמגרש אצלנו וכו'
  • חזרות- לבדוק אפשרות לחזרות במגרש ביום חמישי או שישי (אם לא, לדאוג שכל המדריכים מכירים אותו היטב)
  • הגברה- לבדוק אם זה עולה עוד כסף או כרוך בתשלום. לזכור שהגברה צריך לחוץ , לדאוג שיהיו מספיק רמקולים/ מדונות , חומרי חיטוי ולדאוג לבוגר שיהיה אחראי על חיטוי  והמוזיקה והמערכת (חוץ מהאיש של המגרש). לא בטוח שצריך בקמות קטנה
  • תאורה- לבדוק אם כלול במחיר, אם אפשר להשתמש באולטרה-סגול (לא תמיד זה אפשרי), שמעמידים בצורה טובה
  • במה- לבדוק אם צריך לתחם אותה (גדולה מדי), אם אפשר לעלות עליה עם גלגליות, אופניים (אם יש צורך)... לבדוק איך תולים את התפאורה
  • אזור הלבשה- או כל מקום אחר שיוכלו לעשות חזרות אחרונות לפני העלייה לבמה
  • חניה- לדאוג לסדרנים
  • ניקיון של המגרש – מי צריך לנקות? לתאם מולם. במידה וצריך, לנקות כמו שצריך ולדאוג מראש לציוד ניקיון
  • לוודא שמישהו בכניסה מכיר את האחמ"ים שצריכים להגיע – שלא יהיו פדיחות...
  • להכין מקום ישיבה מסומן ומכובד לאחמ"ים ובמרחקים.

 

ציוד להעביר למגרש

  • תפאורה
  • חוטים או נעצים
  • סלוטייפ/איזו לירבנד
  • טושים וגואש
  • חומרי חיטוי
  • סיכות בטחון (אם הבד יקרע)
  • ציוד להופעות- לדאוג שהכול יהיה מוכן לפני והכל עובד.
  • דיסק של שירי אריאל או שירים אחרים שמתאימים- לזמן שלפני ההופעות, ובין לבין
  • דגלי אריאל והמדינה- לתלות
  • תעודות הערכה שרוצים לתת למדריכים
  • חשוב – שכל אחד ידע איפה הציוד שלו, שלא יטרידו אתכם

 

הנחיה

  • לדאוג למנחים רציניים שלא יעשו שטויות על הבמה
  • כל ההנחיה צריכה להיות כתובה מראש למנחים. לעבור איתם בדיוק מה הם הולכים להגיד
  • הערב הזה הוא שיקוף של פני הסניף – תעשו אותו רציני ומכובד
  • קטעי קישור- תוודא בדיוק מה הולך להיות, שאף אחד לא יעשה לך הפתעות. חבר'ה בשבט ה"בוגר" לאו דווקא עונים על ההגדרה הזאת

 

הגברה

  • לחשוב אם צריך לכמות קטנה של הורים וחניכים לרוב לא נצטרך במצב הנוכחי
  • רצוי לחשוב טוב כמה כסף יש לכם לטובת ההגברה ולהתייעץ ולברר כמה ציוד כדאי להזמין
  • אפשר לדאוג לאיש טכני שיגיע מחברת ההגברה שיסייע לכם – זה עולה קצת כסף אבל כדאי אם מדובר במערכת גדולה/יקרה
  • הרבה פעמים עיריות יסכימו לתת הגברה (או אולם) בחינם בתור תקציב לחודש ארגון במקום לתת כסף. אם לא תשאלו ותבקשו לא תדעו ובטוח לא תקבלו.

 

חולצות

  • לתת תאריך להעברת גלופות/מספרים/מידות מראש. לא בחמישי בלילה הלבן
  • אם ניתן למנות מדריך אחראי חולצות, עדיף. שיאסוף את הפרטים ויבצע את ההזמנה וידאג לאיסוף – כמובן בפיקוח הקומונר
  • חשוב מאוד לבדוק את הסחורה במקום, לא משנה איפה קונים – זה עולה המון כסף ושווה להשקיע את החצי שעה לבדוק שזה בדיוק מה שהזמנתם

    אחרי השבת
  • להחזיר כספים
  • מכתבי תודה- לכל מי שעזר ולכל מי שמרגיש חשוב, וכמובן כל מי שעזר לכם מחב"ב והבוגרים
  • לפרגן למדריכים – מגיע להם!! שווה אולי גם צ'ופר אם ניתן להשיג
  • להחזיר את המקום בדיוק כמו שקיבלנו אותו, ואפילו נקי יותר.. מנקים במוצש"ק, לא משאירים דברים למחר. את כל ההחזרות של הציוד- מסיימים גג ביום ראשון בבוקר, לפני שאתם נחים בביתה. ככה תנוח בראש שקט שסיימת את החודש וסגרת אותו כמו שצריך, וגם החזרת את האמון באריאל וגרמת לכך שלא תהיה השחתת ציוד
  • תשאר בבית לנוח. שבת אחרי שבת ארגון- פעולות מטורפות בסניף. שלא תהיה ירידת מתח גדולה בסניף, וירגישו שהחודש נגמר ואיתו גם הפעילות בסניף.

 

 

 

  רשימת משימות לחודש ארגון בקורונה
אתר נגיש
עבור לתוכן העמוד